Una buena gestión de la agenda es una de las claves de la rentabilidad de una clínica dental. Sin embargo, no es una tarea sencilla.  No consiste en llenar todos los huecos posibles, esto nos lleva a acumular retrasos y con ello mermar la satisfacción de nuestros pacientes.

En este artículo te revelamos el secreto para gestionar la agenda eficientemente y así aumentar la facturación de tu clínica.

Consecuencias de una agenda de clínica dental saturada.

Muchos doctores no conciben tener huecos en su agenda. De hecho, algunos colaboradores no acuden a trabajar a las clínicas hasta que no tienen la agenda completamente llena.

No cabe duda de que nos interesa tener un número de visitas aceptable, pero una agenda saturada puede ser contraproducente:

• Podemos perder la confianza del paciente si percibe que no le dedicamos el tiempo necesario.
• No podremos escuchar ni observar al paciente con detenimiento para enfocar correctamente su tratamiento, lo que, con toda probabilidad, significará un menor porcentaje de aceptación.
• Las largas esperas juegan en contra de la experiencia satisfactoria que tenemos como objetivo. Además, acumular retraso genera mucho estrés en el equipo.

Cómo conseguir una agenda de clínica dental productiva y fluida.

Antes de agendar recaba toda la información posible.

Cuando el paciente contacta para pedir cita, intenta obtener la máxima información sobre el motivo de la consulta para establecer prioridad y tiempo en agenda

Observación y análisis.

Estudia qué colaborador o qué especialidad acumula más retrasos y estipula tiempos para cada tratamiento, asegurándote de que se cumplen.

Obviamente, si estamos ante un doctor Junior, no podemos presionarle para que trabaje a marchas forzadas, pues sus resultados no serán los esperados y tampoco su curva de aprendizaje. Pero si establecemos unos tiempos razonables, adaptados a cada colaborador, estos deben cumplirse.

Formación.

Es importante garantizar la formación de tu equipo. No es rentable que una higiene se prolongue más de 30 minutos. Pero, ¿has formado a tu higienista para hacerla correctamente en ese tiempo?

Establece prioridades en la agenda de tu clínica dental

1. Urgencias

Como doctor, sabemos que todos tus pacientes son igual de importantes para ti. Precisamente por este motivo darás prioridad a un paciente con dolor y lo atenderás lo antes posible.

Mirémoslo ahora desde el punto de vista del empresario. Un paciente que acude de urgencias tiene una gran predisposición a aceptar el plan de tratamiento e iniciarlo en ese mismo momento, pues siente la necesidad de calmar su dolor cuanto antes.

2. Primeras visitas

Sin bajar el nivel de atención de los pacientes habituales, debemos tener en cuenta que necesitamos primeras visitas para que la rueda siga girando.

Si un paciente solicita una primera visita, ésta debe agendarse cuanto antes, si no queremos que acuda a otra clínica que cite con mayor agilidad. Además, debemos dedicarle el tiempo suficiente para hacer un buen diagnóstico, conocer las inquietudes del paciente y presentar correctamente el plan de tratamiento.

3. Inicio de tratamiento

Una vez que el paciente se ha decidido a comenzar, no hay que hacerle esperar… ¿o quieres que se arrepienta?

No solo es por nuestra facturación, sino también por su salud. Cuanto antes empiece antes va superando sus miedos y antes llegarán esos resultados tan esperados.

4. Referidos

¡Enhorabuena! Un paciente satisfecho te ha recomendado a un allegado. Ahora tienes un gran reto. Se han generado unas expectativas y debes estar a la altura. Si no corres doble riesgo: no conseguir la confianza de tu nuevo paciente y perder la de tu paciente habitual.

5. Paciente Habitual

Se merecen también toda tu atención. Recuerda que, aunque estén contentos contigo, tienen muchas más opciones donde elegir.

El truco OdontoSupport

Las primeras visitas y valoraciones de ortodoncia e implantes son necesarias para conseguir tus objetivos económicos a medio plazo. Los tratamientos de menor coste tienen también que tener su lugar, pues la salud del paciente sigue siendo nuestra prioridad.

Pero, ¿qué ocurre si llenamos la agenda de valoraciones y pequeños tratamientos? Se nos alejarán en el tiempo los inicios de tratamiento de alto coste, mermando nuestra facturación a corto plazo y arriesgándonos a que el paciente cambie de opinión.

Ahí va nuestro consejo: Planifica la agenda mensualmente guardando huecos para “producción”.

Si necesitas ayuda para optimizar tus agendas, cuéntanos tu caso sin compromiso.