Un exhaustivo control del stock, con un buen inventario de clínica dental, puede suponer un gran ahorro mensual. La clave está en encontrar el equilibrio entre estar bien abastecido y ahorrar en las compras.
Una mala gestión del inventario de clínica puede afectar, no solo a la calidad del servicio, sino al ambiente de trabajo.
No es la primera vez que comentamos la mala impresión que causa en el paciente escuchar aquello de “no hay” y ver a una auxiliar correr de un lado para otro en busca del material perdido.
Pero a su vez, esa auxiliar y ese doctor también están estresados por la impresión que estarán dando, por la incertidumbre de si serán capaces de sacar el trabajo adelante y por la sensación de estar trabajando en una clínica mal gestionada.
Así que sin más preámbulos veamos cómo llevar el control del inventario de una clínica dental.
¿Qué encontrarás en este artículo?
¿Tienes Inventario en tu clínica dental?
Sería un error dar por hecho que cada clínica cuenta con un inventario. Para empezar, hay que tener uno, ya sea hecho a mano en una hoja Excel o con tu programa de gestión.
Este debe estar cuidado y actualizado. No te facilitará el trabajo si no lo tienes al día, o si tienes un sinfín de nombres diferentes para un mismo producto.
El inventario debe responder como mínimo a estas preguntas: ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuánto? ¿Caducidad?
Así evitaremos el despilfarro de tirar productos caducados simplemente porque no sabíamos que estaban ahí.
¿Tienes almacén?
Necesitas un lugar donde almacenar tu material y éste debe estar ordenado por especialidades y ¡muy importante! por fechas de caducidad.
Implica al equipo
Nadie sabrá mejor las necesidades de tu clínica en cuestión de material que los que se pasan el día abriendo los cajones del gabinete.
Establece un sistema de pedido interno periódico y por especialidades. Es decir, que el personal te haga llegar qué necesitarán para la semana siguiente de cada especialidad. Confía en ellos, pero ¡ojo con las cantidades!, porque el equipo tiende a pedir “de sobra” para trabajar más cómodos.
Entradas y salidas
Establece un estricto protocolo para el control de entradas y salidas.
Para las entradas lo primero es comprobar con el albarán que ha llegado todo lo que te van a cobrar y si faltara algo de lo que se ha pedido. Si falta algo, es importante contar con la previsión de entrega del proveedor para así poder atrasar las citas de tus pacientes si fuera necesario. Lo siguiente es introducir en tu inventario de clínica dental las unidades de cada producto que ha llegado.
Para las salidas recomendamos que una sola persona sea encargada de acudir al almacén para reponer en los gabinetes, y que se lleve un registro firmado de cada retirada del almacén. A su vez, estas salidas deben trasladarse al inventario.
Stock ideal y stock mínimo
Establece para cada producto las unidades mínimas que debes tener antes de lanzar pedido y las ideales que debería haber en clínica. Ten en cuenta que estas cifras pueden variar según la época del año o las “tendencias” en los diferentes tratamientos. Así que es conveniente que se revisen y actualicen asiduamente.
Automatiza la gestión de inventario de clínica dental
En un escenario ideal y, ayudado por un buen software de gestión, este sería el proceso:
Tenemos en nuestro software inventariadas todas las existencias de clínica y establecidas las unidades mínimas e ideales de cada producto. Llevamos un control exhaustivo de entradas y salidas por lo que el dato de unidades en clínica es fiable. Además, cada producto introducido en el sistema está asociado a su proveedor, con sus datos de contacto.
El programa detecta que se ha alcanzado el stock mínimo de cierto material y automáticamente lanza un pedido al proveedor asociado con las unidades hasta alcanzar el stock ideal.
¿Qué puede OdontoSupport Hacer por ti?
Todo esto suena genial ¿Verdad? Pues tú también puedes conseguirlo. Eso sí, requiere tiempo, organización y supervisión.
En OdontoSupport contamos con profesionales del sector dental acostumbrados a implementar complejos protocolos en clínica. Si quieres que te ayudemos con este aspecto o cualquier otro de la gestión de tu clínica dental no dudes en revisar nuestros planes de gestión de clínica.
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